Remplacement des surveillances : dispositif numérique

L’intégration du numérique dans les établissements scolaires ne cesse d’évoluer, apportant de nouvelles solutions pour améliorer la gestion et l’organisation quotidienne. L’une des tâches complexes au sein des écoles est la gestion des remplacements de surveillances. Cet article illustre comment, en tant que référent numérique, j’ai mis en place un dispositif numérique pour simplifier et optimiser le processus de remplacement des surveillances. Nous examinerons d’abord les difficultés rencontrées avec l’ancien système, puis les améliorations apportées par le nouveau dispositif numérique.

Les difficultés d’un système manuscrit

Problèmes de centralisation et de transparence

Le système manuscrit posait plusieurs problèmes majeurs. La gestion des surveillances se faisait principalement sur une feuille manuscrite, souvent difficile d’accès, surtout en dehors des heures d’école. Cela compliquait l’organisation des remplacements en temps réel et rendait la tâche de centralisation des informations laborieuse.

Calcul des totaux de minutes de remplacements

La diversité des durées de surveillances rendait le calcul des minutes de remplacement pour chaque enseignant fastidieux. Il n’était pas aisé de comptabiliser les totaux de minutes prestées par chacun, ce qui peut entrainer des inégalités et des tensions au sein de l’équipe pédagogique.

Communication et notification

Un autre défi significatif était la communication des absences et des besoins de remplacement. Les enseignants n’étaient pas toujours informés des absences et des surveillances à pourvoir, ce qui entraînait des lacunes dans la couverture des créneaux de surveillance. La feuille manuscrite ne permettait pas une notification rapide et efficace des absences et des demandes de remplacement.

La mise en place du dispositif numérique

Description du fonctionnement

En début d’année, chaque enseignant s’inscrit dans un tableau numérique qui reprend l’ensemble des créneaux de surveillance. Le nombre d’inscriptions nécessaires par créneau est indiqué dans le tableau. Les surveillances du matin imposent un fonctionnement plus spécifique qui est décrit plus bas. Le fait d’utiliser un document numérique pour les inscriptions permet un accès immédiat à tous : cela n’est plus dépendant de la présence ou non des enseignants dans l’école.

Ce tableau est utilisé par le délégué aux remplacements, qui fait la demande de remplacement en priorité en fonction des inscriptions. Toutefois, si les inscrits aux créneaux ont un total de minutes excédant celui des autres, le délégué ou la direction peuvent solliciter d’autres personnes. Les enseignants envoient un SMS à la direction et au délégué aux remplacements pour informer d’une absence, en indiquant, dans la mesure du possible, les surveillances à remplacer.

Le délégué aux remplacements envoie ensuite une demande aux personnes susceptibles de faire le remplacement, en prenant en compte les critères suivants :

• Les inscriptions aux créneaux
• Les fourchettes horaires disponibles
• Les totaux de minutes de remplacement déjà effectuées
• Le fait que la personne effectue déjà d’autres surveillances le même jour

L’enseignant sollicité notifie le délégué de la réception de la demande ainsi que de l’acceptation ou du refus du remplacement (un refus est accepté du moment qu’il n’y a pas d’abus, régulé par la direction). Lorsqu’un remplacement est réalisé, l’enseignant doit compléter le formulaire numérique (description plus bas) pour ajouter ses minutes de remplacement. Le délégué aux remplacements reçoit une notification lorsque le formulaire est complété, garantissant ainsi une utilisation saine du système.

La demande de remplacements se fait de manière ouverte : un enseignant peut décliner la demande dans des cas exceptionnels. Toutefois, chacun doit participer de manière équitable, et la direction intervient en cas d’abus. S’il y a un grand écart de minutes de remplacement, des ajustements sont faits pour assurer l’équilibre.

Utilisation de l’ENT (espace numérique de travail)

Pour résoudre ces problèmes, notre école a adopté les outils Google Education, bien que les solutions proposées puissent être également implémentées avec des outils Microsoft, qui offrent des fonctionnalités similaires.

Les documents sont partagés dans Google Drive, dans un dossier commun accessible à toute l’équipe. Le formulaire de remplacement a été réalisé avec Google Forms, permettant une gestion structurée et transparente des remplacements.

Formulaire numérique et QR Codes

Pour faciliter l’accès au formulaire numérique, nous utilisons l’excellent outil “Digi Code” pour générer les QR codes. Digi Code est un service gratuit et éthique, ce qui le rend particulièrement adapté à un environnement éducatif. Il permet de créer des QR codes rapidement et facilement, sans compromettre la confidentialité des données.

Les avantages de Digi Code incluent :

• Gratuité : Aucune dépense n’est nécessaire pour générer et utiliser les QR codes, ce qui est idéal pour les budgets limités des établissements scolaires.
• Éthique : L’outil respecte les principes éthiques en matière de confidentialité et de sécurité des données, garantissant que les informations partagées via les QR codes restent protégées.
• Personnalisation : Digi Code permet de paramétrer l’aspect des QR codes et d’y insérer le logo de l’école, offrant ainsi une touche professionnelle et personnalisée.
• Simplicité d’utilisation : L’interface intuitive de Digi Code permet à n’importe quel utilisateur de générer des QR codes sans compétences techniques spécifiques.

Voici une vidéo explicative (dont je ne suis pas l’auteur) :

Grâce à Digi Code, les enseignants peuvent facilement accéder au formulaire numérique en scannant les QR codes placés dans des zones communes, telles que le local de la photocopieuse et la salle du personnel. Cela simplifie grandement le processus de gestion des remplacements et assure une adoption rapide et efficace par l’ensemble de l’équipe pédagogique.

En complément du QR code, j’ai ajouté un lien court au formulaire numérique. Cela offre aux enseignants deux méthodes d’accès différentes : ils peuvent soit scanner le QR code, soit cliquer sur le lien court. Cette flexibilité permet à chaque enseignant de choisir la méthode avec laquelle il est le plus à l’aise.

Le QR code et le lien court sont réalisés avec Canva. J’ouvre une parenthèse ici : j’aime l’idée dans une charte graphique pour ce genre d’outils. En effet, nous avons quelques autres QR codes à la fois pour les enseignants et les parents. J’utilise chaque fois le même document, ce qui crée une unité de présentation.

De plus, les enseignants peuvent ajouter le lien du formulaire en tant que signet dans leur navigateur ou l’ajouter sur la page d’accueil de leur téléphone. Cette accessibilité multiple assure que le formulaire est toujours à portée de main, facilitant ainsi la gestion des remplacements de surveillances de manière rapide et pratique.

Items du formulaire et calcul automatique

Les items choisis pour le formulaire sont essentiels car ils permettent un calcul automatique des minutes de remplacement. Dans la feuille de réponses générée par Google Forms, une feuille supplémentaire a été ajoutée pour créer un tableau croisé dynamique. Ce tableau permet de visualiser rapidement les totaux de minutes de remplacement pour chaque enseignant, garantissant ainsi une répartition équitable et transparente.

Pour créer un tableau croisé dynamique dans Google Sheets, suivez ces étapes simples :

1. Accédez à la feuille de réponses : Ouvrez la feuille de réponses générée par Google Forms.
2. Sélectionnez les données : Mettez en surbrillance les données que vous souhaitez inclure dans le tableau croisé dynamique.
3. Insérez un tableau croisé dynamique : Allez dans le menu Insertion, puis sélectionnez Tableau croisé dynamique.
4. Configurez le tableau : Dans le panneau latéral de configuration, ajoutez les champs souhaités en les faisant glisser dans les sections Lignes, Colonnes, Valeurs et Filtres. Par exemple, pour calculer les totaux des minutes de remplacement, placez les enseignants dans les Lignes et les minutes de remplacement dans les Valeurs.
5. Personnalisez et analysez : Ajustez les paramètres selon vos besoins pour obtenir une vue d’ensemble claire et détaillée des données de remplacement.

Pour vous aider, voici une vidéo que j’ai trouvé et qui me semble claire :

Les items utilisés dans le formulaire comprennent :

• Prénom de l’enseignant
• Date du remplacement
• Créneau horaire de la surveillance
• Durée de la surveillance (une case “autre” est disponible pour prendre en compte les remplacements des retards)
• Zone de commentaire : pour que les enseignants puissent communiquer une information si nécessaire

Si vous ne savez pas comment créer un formulaire avec Google Forms, voici un vidéo explicative :

Cette méthode permet de visualiser rapidement et efficacement les totaux des minutes de remplacement, assurant ainsi une répartition équitable et transparente des tâches.

Système de messagerie instantanée

Pour améliorer la communication et la notification des absences, nous avons mis en place un système de messagerie instantanée fermé, regroupant tous les enseignants du primaire. Ce groupe fermé permet de notifier rapidement toute absence et les remplacements nécessaires, structurant les annonces pour une clarté optimale et un suivi historique. Le caractère fermé du groupe est crucial pour éviter les dérives et maintenir une communication professionnelle et efficace.

Au fil du temps, j’ai adopté une structure spécifique dans ma communication via le système de messagerie instantanée. Cela permet d’être clair pour tout le monde et offre également la possibilité de rechercher des informations en cas de besoin. Les informations communiquées deviennent ainsi une base de données précieuse. Voici la structure du message :

Bonjour,

Une nouvelle absence m’a été signalée. Voici les informations

📆Date de l’absence :
⛑️Personne absente :
💡Surveillance(s) :
🛠️Remplaçant(es) :

Je reste à votre disposition en cas de besoin. Je vous souhaite une agréable journée.

Cette structuration des messages assure une communication claire et efficace, tout en facilitant la recherche d’informations et le suivi historique des absences et remplacements.

Centralisation des documents

Afin de simplifier la gestion des documents liés aux surveillances, nous avons centralisé toutes les informations dans un document unique sur Google Drive. Cela inclut le comptage des minutes de remplacement, facilitant ainsi l’accès et la gestion pour tous les membres de l’équipe pédagogique.

Analyse de fonctionnement

Adoption et efficacité

La mise en place du formulaire numérique a été rapidement adoptée par l’ensemble de l’équipe. La transparence et l’accessibilité du système ont renforcé la confiance et l’adhésion de tous les enseignants. Le système de messagerie instantanée est devenu une référence unanime pour les notifications d’absences et de remplacements, professionnalisant ainsi le cadre de communication.

Équité et transparence

Le calcul automatique des minutes et la centralisation des documents ont permis de maintenir une répartition équitable des tâches de remplacement. La transparence du système assure que chaque enseignant est informé des absences et des remplacements en temps réel, réduisant ainsi les tensions et les inégalités.

Flexibilité et proactivité

La flexibilité du système permet de s’adapter rapidement aux absences prolongées. En cas d’absence prolongée, un horaire de remplacement est créé et communiqué par divers canaux, assurant ainsi une continuité pédagogique sans faille. La proactivité dans la gestion des remplacements a permis de réguler efficacement les situations inconfortables, grâce à une supervision macro de la direction.

Conclusion

L’intégration du numérique dans la gestion des remplacements de surveillances a transformé une tâche complexe et laborieuse en un processus transparent, équitable et efficace. Le dispositif mis en place, alliant formulaire numérique et communication instantanée, a été largement adopté et apprécié par l’équipe pédagogique. Ce système numérique démontre l’importance de la technologie dans l’amélioration de l’organisation scolaire, soulignant le rôle crucial du référent numérique dans cette transition.